Les permis municipaux sont souvent blâmés pour les retards de construction commerciale, les architectes pointant du doigt les lenteurs des examens municipaux, les entrepreneurs les inspecteurs imprévisibles, et les clients tout le monde. Cependant, Mike Marden, architecte agréé et entrepreneur général titulaire d'une licence chez WDS Architecture à Phoenix, soutient que les retards de permis les plus dommageables proviennent de la manière dont les professionnels et les clients abordent le processus avant même de soumettre un seul document.
L'une des façons les plus courantes pour les clients de créer leurs propres problèmes de calendrier est de considérer une conversation avec un employé du comptoir de la ville comme un guide de projet faisant autorité. Marden explique que les clients appellent souvent la ville, décrivent leur projet en termes généraux et reçoivent une réponse sur les délais typiques et les documents requis—une réponse qui est rarement une image précise de ce que le projet spécifique exigera. « Ils disent souvent : « Nous avons déjà parlé à quelqu'un à la ville. Ils ont dit que nous devions juste soumettre ce formulaire et que c'est à peu près le délai », dit Marden. « Tout d'abord, ce n'est pas une conversation documentée. Il n'y a pas de numéro de dossier ou d'enregistrement. Rien de tout cela n'est officiel. Et tout ce qui figure sur la liste de contrôle peut ne pas s'appliquer. » L'employé de la ville travaille à partir d'un script générique, pas d'une évaluation spécifique au projet, et la liste de contrôle qu'il fournit peut inclure des exigences inapplicables tout en omettant celles qui sont nécessaires. Les clients qui planifient autour de telles conversations construisent sur des fondations fragiles, découvrant souvent des divergences seulement après être déjà dans le processus d'examen.
Au-delà du problème d'information, Marden met en évidence un problème structurel dans la manière dont la plupart des projets commerciaux sont séquencés. L'approche conventionnelle—concevoir complètement, soumettre les permis, attendre l'approbation, puis commencer la construction—traite le permis comme une barrière à franchir avant que quoi que ce soit d'autre puisse se produire. Cette logique séquentielle est elle-même une source de retard inutile. Pendant que l'examen du permis est en cours, rien d'autre ne se passe : le calendrier du bail du client tourne, l'entrepreneur est en attente, et les partenaires commerciaux ne sont pas disponibles pour d'autres projets mais ne sont pas encore actifs sur celui-ci. Chaque semaine d'examen de permis est une semaine de temps écoulé pur sans progrès de construction. Marden note également que l'écart entre la fin de la conception et le début de la construction est souvent prolongé par la sélection de l'entrepreneur et la mobilisation, ce qui aggrave l'attente du permis. Les clients qui terminent les dessins puis commencent à chercher un entrepreneur ajoutent des semaines ou des mois à leur calendrier avant qu'un seul permis ne soit soumis. « Avez-vous pensé à l'écart où vous soumettez des offres et essayez de trouver un entrepreneur, pendant ce temps, les permis sont prêts et vous avez signé le bail ? », dit Marden.
Les professionnels qui respectent systématiquement leurs délais de permis ne le font pas en allant plus vite dans le processus standard mais en comprimant le processus lui-même. Ils impliquent la ville tôt avec des questions préliminaires plutôt que d'attendre une soumission complète. Ils comprennent ce que les inspecteurs spécifiques dans des juridictions spécifiques exigent réellement, pas ce qu'une liste de contrôle générique suggère. Et ils commencent les activités de construction qui ne nécessitent pas de permis pendant que l'examen est en cours. Chez WDS Commercial, « Nous pouvons commencer à construire le projet pendant que nous soumettons la demande de permis », dit Marden. « Nous sommes l'entrepreneur, déjà sous contrat avec le propriétaire, et nous avons passé des mois à participer à la conception. Si on nous demande de soumettre des dessins, eh bien, nous l'avons déjà fait parce que nous sommes aussi l'architecte ! Nous pouvons aller jusqu'à la première inspection avec notre travail, gagnant un mois par rapport à l'attente des résultats d'appel d'offres, des contrats, des permis et de la mobilisation, perdant un mois ou deux. » Cette approche n'est possible que si l'architecte et l'entrepreneur opèrent en tant qu'entité unique ou sont réellement intégrés dès le départ. Un entrepreneur qui reçoit des dessins complets d'un architecte séparé et les soumet pour examen de permis n'a aucune capacité à commencer la construction en parallèle—il attend un processus qu'il n'a pas conçu et qu'il ne peut pas entièrement interpréter.
Les doubles qualifications de WDS en tant que cabinet d'architecture et entrepreneur général sont au cœur de la manière dont l'organisation aborde les délais de permis. Parce que le même bureau qui produit les dessins est aussi l'entrepreneur, Marden dit que l'entreprise peut commencer à se mobiliser pour les activités de construction qui ne relèvent pas du permis pendant que l'examen est en cours—préparation, implantation, délimitation, tests, démolition, sous-traitance, planification des équipes, et commande de matériaux—comprimant le calendrier global du projet sans rogner sur la conformité. L'entreprise s'appuie également sur des relations continues avec les juridictions locales pour développer une image réaliste de ce que les projets spécifiques exigeront. « Ici, où nous faisons cela tous les jours, nous savons ce qui doit réellement être inclus, combien de temps cela va réellement prendre », dit Marden. WDS implique également les clients sur la stratégie de permis lors de la sélection du site—avant la signature du bail—pour les aider à comprendre comment les exigences de conformité au code, les règles spécifiques à la juridiction et les conditions existantes du bâtiment affecteront leur calendrier. Marden décrit un scénario courant : un emplacement qui semble attrayant par son prix peut comporter une complexité de permis qui ajoute des mois au calendrier, tandis qu'une option plus chère sur un site propre peut en fait conduire à une ouverture plus rapide. « C'est comme construire un projet deux fois, lorsqu'il s'agit de conditions existantes, en retirant ce qui est là pour que de nouveaux matériaux puissent être installés conformément au code », dit Marden. Un ancien espace de restaurant qui semble prêt pour un nouveau locataire de restaurant peut nécessiter des mises à jour importantes du code qui effacent les économies apparentes—quelque chose qu'un client faisant ses propres recherches manquerait probablement.
Pour les propriétaires d'entreprise planifiant un aménagement commercial à Phoenix, l'implication pratique est directe : le délai de permis qu'on leur a dit d'attendre sous-estime probablement la réalité, et l'écart entre cette estimation et le calendrier réel provient souvent de décisions prises avant le dépôt d'une demande de permis—pas de la vitesse de traitement de la ville.
