Le marché des logiciels pour associations de copropriétaires est divisé entre les plateformes d'entreprise conçues pour les sociétés de gestion immobilière professionnelles et les besoins des conseils d'administration (CA) d'associations auto-gérées. Ces associations bénévoles, gérant une seule communauté, sont de plus en plus mal desservies par les outils qui dominent les résultats de recherche, selon Clayton Thompson, cofondateur de HOA Start, une plateforme spécialement conçue pour les associations auto-gérées.
Thompson affirme que l'inadéquation entre les logiciels d'entreprise et les CA auto-gérés est structurelle, et non accidentelle. Les plateformes d'entreprise sont conçues pour résoudre les problèmes des gestionnaires professionnels qui supervisent des dizaines ou des centaines de communautés : suivi des paiements aux fournisseurs, gestion des finances de portefeuilles, et production de rapports pour les clients. Le trésorier bénévole d'une association de 80 maisons n'est pas le client que ces plateformes avaient en tête.
Pour les CA auto-gérés utilisant des plateformes d'entreprise, le manque de visibilité financière est immédiat. Les paiements arrivent, les fournisseurs sont payés, mais le trésorier n'en voit rien en temps réel—seulement un rapport mensuel ou trimestriel produit par la couche de gestion. « Vous n'avez aucune idée de tout ce qui entre », a déclaré Thompson. « Vous devez simplement faire confiance que tout est exactement comme cela devrait être. »
Thompson oppose cela à la façon dont il gère sa propre entreprise. Il ne gère pas les finances personnellement, mais il surveille l'activité de paiement quotidiennement et examine les décaissements des fournisseurs en temps réel. Cette visibilité continue est ce qui lui permet de faire confiance au résumé mensuel que son directeur financier présente. Un trésorier bénévole utilisant une plateforme d'entreprise n'a pas de point d'accès équivalent—et doit présenter des informations financières aux propriétaires comme étant des faits, sans jamais les avoir vérifiées de manière indépendante.
L'écart côté communauté est tout aussi significatif. Les plateformes d'entreprise ne fournissent aucune infrastructure pour la communication avec les résidents, les flux de travail pour les demandes architecturales, les réservations d'équipements ou l'accès aux documents. Les CA comblent souvent ce vide avec des solutions de contournement comme des pages Facebook, des chaînes d'e-mails et des avis physiques, qui n'atteignent qu'une fraction des résidents. Thompson note qu'une stratégie de communication basée sur Facebook atteint, au mieux, la partie des résidents qui suivent la page de la communauté et qui voient une publication pendant un temps de défilement limité. Dans de nombreuses communautés, cela représente 60 % des propriétaires ou moins. « Si seulement 60 % de l'association est sur Facebook, vous ne pourrez jamais atteindre que 60 % des gens », a déclaré Thompson. « Ce n'est pas une bonne solution. »
Au-delà du manque de fonctionnalités, les plateformes d'entreprise créent une barrière de prix qui exclut effectivement la plupart des communautés auto-gérées. Les seuils minimaux de compte peuvent atteindre 500 $ par mois ou plus, tandis que l'association auto-gérée moyenne dépense entre 2 000 $ et 3 000 $ par an en logiciels. De nombreux fournisseurs d'entreprise ne prennent pas du tout en charge les affaires d'une seule communauté.
Le résultat est un marché où les plateformes les plus visibles et les plus fortement commercialisées sont inaccessibles aux communautés qui constituent une partie substantielle du paysage des associations de copropriétaires. Les CA auto-gérés—qui, selon les estimations de Thompson, représentent 30 à 40 % des associations à l'échelle nationale—doivent évaluer des options conçues pour un profil de client auquel ils ne correspondent pas, ou assembler des solutions de contournement à partir d'outils non conçus pour la gouvernance communautaire.
Les services de tenue de livres récemment lancés par HOA Start bookkeeping services étendent ce principe plus loin, donnant aux CA auto-gérés accès à une administration financière professionnelle à un prix adapté aux communautés qui n'ont pas de société de gestion pour absorber le coût.
Thompson pense que les hypothèses de conception intégrées aux plateformes d'entreprise sont trop profondes pour être corrigées. Un conseil bénévole est mieux servi par un logiciel conçu pour lui dès le départ—des plateformes où le CA et le propriétaire sont le client principal, et non le gestionnaire immobilier.
La liste de contrôle pratique pour les CA est simple : La plateforme donne-t-elle au trésorier une visibilité directe sur l'activité de paiement ? Fournit-elle des outils de communication bidirectionnelle qui atteignent les résidents par e-mail et par texto, et pas seulement via les réseaux sociaux ? Prend-elle en charge le stockage de documents, les flux de travail architecturaux et le vote en ligne sans nécessiter de modules complémentaires ? Et tient-elle compte du fait qu'une partie importante des résidents de nombreuses communautés préfèrent encore payer par chèque ?
Les communautés qui se posent ces questions avant de s'engager sur une plateforme ont tendance à constater que le champ se rétrécit considérablement—et que les plateformes conçues pour les gestionnaires professionnels n'ont jamais été le bon point de départ. Pour plus d'informations, visitez HOA Start.
