FleetCollect, une plateforme logicielle de conformité pour le camionnage destinée aux propriétaires-exploitants et aux petites flottes dans les 50 États, a lancé une ressource de préparation aux audits IFTA qui détaille ce que les auditeurs fiscaux des États exigent et l'associe à une application qui capture ces enregistrements automatiquement. L'application iPhone de l'entreprise enregistre en arrière-plan le kilométrage et les achats de carburant par État et les exporte sous forme de fichiers XLS, XLSX et CSV – les formats de feuille de calcul acceptés par les auditeurs.
Un audit de l'Accord international sur la taxe sur les carburants (IFTA) reconstruit une année complète de déplacements, État par État et camion par camion. Chaque juridiction IFTA est tenue d'auditer environ 3 % de ses comptes agréés chaque année, et de nombreux comptes sont sélectionnés au hasard – un exploitant n'a donc rien à se reprocher pour être choisi. Les transporteurs doivent conserver leurs relevés de distance et de carburant pendant quatre ans, ce qui correspond également à la période que peut couvrir un audit. Pour un conducteur qui tient des journaux papier et une boîte à chaussures de reçus de carburant, reconstituer cette année sur demande est la partie difficile ; la question est rarement de savoir si les kilomètres ont été parcourus, mais si l'exploitant peut prouver où.
FleetCollect enregistre un fil d'Ariane GPS continu pour chaque trajet et attribue chaque kilomètre à la juridiction correcte grâce à une détection précise des frontières d'État. Les distances sont calculées à partir de la trace GPS, fournissant au conducteur un enregistrement horodaté et défendable des dates, coordonnées, itinéraire, distance totale, distance par juridiction et numéro de véhicule – les éléments essentiels qu'un auditeur demande pour les enregistrements basés sur GPS. Les conducteurs peuvent ajouter un arrêt carburant en quelques secondes, en capturant la date, la station, les gallons, le prix et l'État qui donne droit au crédit d'impôt. Une photo du reçu est stockée à côté de l'entrée, de sorte que l'adresse complète du vendeur et le type de carburant accompagnent le ticket lui-même.
À partir de n'importe quel trimestre ou plage de dates, FleetCollect produit un résumé CSV, un classeur XLSX multi-feuilles – totaux par juridiction, journal de voyage avec franchissements de frontières et autoroutes empruntées, ventilation par véhicule, et les points GPS bruts derrière chaque kilomètre – et un résumé PDF. Les mêmes enregistrements qui préparent la déclaration IFTA trimestrielle de l'exploitant sont ceux remis à un auditeur.
« La plupart des propriétaires-exploitants ne sont pas audités parce qu'ils ont fait quelque chose de mal – ils sont choisis au hasard, puis on leur demande de reconstruire une année de kilomètres qu'ils n'ont jamais notés », a déclaré Herman Armstrong, fondateur de FleetCollect. « Le but est simple : le meilleur moment pour avoir un journal de kilométrage à l'épreuve des audits est la veille de la réception de la lettre. Si vous suivez avec FleetCollect, la réponse à un audit est un téléchargement, pas un mois à fouiller dans les reçus. »
Le suivi IFTA de FleetCollect est disponible dès maintenant sur l'App Store pour iPhone et le Google Play Store. Le guide de préparation aux audits – y compris la liste complète des enregistrements demandés par les auditeurs – est disponible sur fleetcollect.net.
FleetCollect est exploité par Solve For Solutions LLC de Carson, en Californie, et fournit le suivi de la taxe sur les carburants IFTA, la gestion des dossiers de qualification des conducteurs DOT (DQF) conformément au 49 CFR Part 391, et un consortium national de tests de dépistage de drogues et d'alcool DOT pour les propriétaires-exploitants et les petites flottes à travers les États-Unis.
