Il existe un plafond que la plupart des agents immobiliers atteignent, et il n'a rien à voir avec leur marché, leurs compétences ou leur éthique de travail. Il est lié à la façon dont ils passent leur temps. L'agent qui répond aux e-mails, planifie les visites, court après la paperasse et gère son propre calendrier est l'agent qui n'aura jamais assez d'heures dans la journée pour construire l'entreprise qu'il est réellement capable de bâtir.
La solution semble simple : déléguer. Mais une délégation mal faite est souvent pire que pas de délégation du tout, et la plupart des agents qui ont essayé de confier des tâches à un assistant virtuel ont une histoire pour expliquer pourquoi cela n'a pas fonctionné.
Justin Nimergood, fondateur de Top Gun Team chez Epique Realty à Southlake, Texas, a adopté une approche différente. Il a passé une année entière à former son propre assistant virtuel avant de mettre cette ressource à la disposition d'un seul agent de son équipe. Pas une semaine. Pas un mois. Une année entière.
Pourquoi la plupart des arrangements avec des assistants virtuels échouent
L'approche standard du soutien par assistant virtuel dans l'immobilier consiste à orienter les agents vers une agence de recrutement, les laisser choisir quelqu'un sur une liste, et espérer le meilleur. Le problème, selon Nimergood, est le niveau de formation que ces assistants apportent généralement.
« Le niveau de formation que beaucoup de ces agences offrent est très basique, très minimal », dit-il. « Ils sont orientés vers les tâches. Des tâches à haute répétition, orientées vers les tâches. Et cela offre très peu d'allègement en termes de services qu'ils fournissent. »
En pratique, cela signifie que les agents se retrouvent avec un assistant virtuel capable de faire un travail simple et répétitif, mais tout ce qui est complexe retombe sur l'assiette de l'agent. La charge cognitive ne diminue pas réellement. L'agent reste le goulot d'étranglement.
Nimergood voulait quelque chose de catégoriquement différent. Il voulait un assistant virtuel capable de gérer des tâches complexes, le genre qui nécessite généralement du jugement, du contexte et une compréhension approfondie de la façon dont une entreprise immobilière performante fonctionne réellement.
Formation de l'intérieur
La seule façon d'y parvenir, a-t-il conclu, était de former lui-même l'assistant virtuel, à partir de zéro, en utilisant ses propres systèmes et ses propres normes.
« Je l'ai formé parce que seul moi peux le former comme je veux gérer mon entreprise », explique Nimergood. « Je savais que pour avoir le meilleur assistant virtuel soutenant la meilleure équipe, je devais prendre le temps de l'accompagner et de lui enseigner tout. En gros, tout ce que je fais, ou faisais, pour qu'il puisse le faire. »
Ce processus a pris un an. Il a obligé Nimergood à documenter ses propres flux de travail, à articuler ses normes assez clairement pour les enseigner, et à investir du temps soutenu dans quelqu'un qui ne générerait pas de retour sur cet investissement avant des mois. La plupart des chefs d'équipe ne feraient pas cela. La plupart des chefs d'équipe n'ont pas non plus d'assistant virtuel capable de gérer un travail véritablement complexe.
À quoi ressemble une délégation complète
Le résultat que décrit Nimergood n'est pas incrémental. Il est structurel. Une fois que l'assistant virtuel a été formé pour gérer les tâches qui nécessitaient auparavant l'implication directe de Nimergood, son temps disponible a complètement changé.
« Maintenant, contrairement à beaucoup de gens qui ne peuvent malheureusement pas déléguer des tâches complexes, je peux me concentrer totalement sur des activités stratégiques de haut niveau, des activités de direction au quotidien », dit-il. « Si ce n'est pas une activité génératrice de commissions, je me concentre au plus haut niveau. C'est là que devrait être un chef d'équipe. »
Les activités génératrices de commissions, dans le cadre de Nimergood, sont les choses que lui seul peut faire : rendez-vous de mise en vente, visites, négociations, conversations de construction de relations. Tout le reste qui ne nécessite pas sa présence physique ou son expertise spécifique est, par définition, déléguable. Et une fois que l'infrastructure existe pour le déléguer correctement, chaque heure auparavant consacrée au travail administratif devient une heure disponible pour les activités qui font réellement croître l'entreprise.
La leçon pour les chefs d'équipe
Le principe plus large auquel Nimergood fait référence dépasse largement les assistants virtuels. Il s'agit de la façon dont un chef d'équipe envisage son temps et ce qu'il est prêt à investir pour le protéger.
Construire l'infrastructure pour déléguer correctement prend plus de temps au départ que la plupart des gens ne veulent y consacrer. Cela nécessite de documenter les processus, de tolérer une exécution précoce imparfaite et de résister à la tentation de le faire soi-même parce que c'est plus rapide pour le moment. Ces coûts à court terme sont réels. Le coût à long terme de ne pas le faire est le plafond.
Les agents qui comprennent cela plus tôt sont ceux qui passent à l'échelle. Ceux qui continuent à tout faire eux-mêmes restent occupés, mais ils ne construisent rien.
