Les entreprises évoluent plus rapidement que jamais, avec des réunions qui remplissent les calendriers et des messages qui arrivent constamment. Pourtant, de nombreuses entreprises peinent encore à améliorer leurs performances de manière mesurable. Selon Shaqeem Akbar-Downey, le problème n'est pas toujours l'effort mais la direction. « Beaucoup d'équipes sont occupées du matin au soir, mais rien d'important n'avance vraiment », dit-il. « Les gens confondent mouvement et progrès. »
Akbar-Downey, qui travaille dans la gestion du marketing et de la publicité et encadre de jeunes athlètes, qualifie ce problème de « piège du travail superficiel ». Des recherches de l'American Psychological Association montrent que le multitâche et le changement constant de tâches peuvent réduire la productivité de jusqu'à 40 %. Une autre étude de l'Université de Californie à Irvine a révélé que les travailleurs peuvent mettre plus de 20 minutes à retrouver pleinement leur concentration après des interruptions. Malgré ces constats, de nombreuses entreprises continuent de fonctionner dans des environnements construits autour de la réaction permanente.
Un chef d'entreprise a récemment passé en revue une journée de travail complète avec son personnel après avoir constaté une baisse de performance. « Nous avons réalisé que nous avions passé des heures à répondre à des messages et à discuter d'idées », explique Akbar-Downey. « À la fin de la journée, presque aucun travail essentiel n'avait été accompli. » Le problème n'était pas la paresse mais une attention fragmentée.
Le travail superficiel crée l'apparence de dynamisme grâce à des réponses rapides, des mises à jour incessantes et des réunions constantes. Cependant, l'activité visible remplace souvent l'exécution significative. Akbar-Downey souligne les similitudes entre les affaires et l'entraînement sportif. « Dans les sports pour jeunes, vous voyez des joueurs courir constamment mais éviter les exercices qui améliorent réellement la performance », dit-il. « Les entreprises font la même chose. Les équipes restent actives mais évitent le travail en profondeur qui nécessite de la concentration. » Ce schéma crée des incohérences au fil du temps, les projets démarrant rapidement mais perdant leur structure à mi-parcours et les équipes réagissant émotionnellement plutôt que systématiquement.
L'une des plus grandes causes d'exécution bâclée est le changement constant de tâches. Un responsable de campagne a récemment décrit avoir examiné les performances marketing tout en répondant simultanément à plusieurs conversations, ce qui a entraîné des détails manqués et des informations incorrectes envoyées aux clients. « Tout le monde se sentait productif parce qu'ils allaient vite », dit Akbar-Downey. « Mais la vitesse sans structure crée généralement plus de travail de nettoyage plus tard. » Il pense que de nombreuses entreprises fonctionnent désormais dans un état d'urgence permanent où chaque problème semble aussi important, un environnement qui détruit la concentration.
Akbar-Downey recommande une approche plus structurée, axée sur la cohérence et les résultats mesurables. Ses recommandations incluent la protection de blocs de travail ininterrompus chaque jour, la réduction des communications internes inutiles, le suivi des résultats accomplis plutôt que de l'activité visible, la mise en place de systèmes reproductibles pour les révisions et le suivi, et l'arrêt des changements avant que les processus aient eu le temps de fonctionner. Une équipe qu'il a observée a mis en place des périodes de révision fixes chaque matin avant les appels et les réunions. « En quelques semaines, les erreurs ont diminué parce que les gens avaient enfin le temps de réfléchir correctement », dit-il.
Des recherches de l'Université de Stanford ont montré que la productivité diminue fortement lorsque les gens travaillent systématiquement des heures excessives, avec des taux d'erreur en hausse tandis que la précision chute. Akbar-Downey pense que de nombreuses entreprises ont confondu épuisement et engagement. « La culture du travail acharné a fait croire aux gens que la pression constante équivaut à la performance », dit-il. « En général, cela crée simplement un travail bâclé. » Au lieu de cela, des routines stables créent des résultats plus solides à long terme. Le même principe s'applique dans les programmes sportifs pour jeunes, où les habitudes répétitives comptent souvent plus que la motivation émotionnelle. « La cohérence bat l'intensité la plupart du temps », dit-il.
Alors que les entreprises continuent d'évoluer dans des environnements en évolution rapide, la pression pour rester constamment actif s'est accrue. Akbar-Downey estime que les entreprises qui apprennent à protéger la concentration et la structure obtiendront un avantage majeur. « La plupart des problèmes de performance ne commencent pas parce que les gens manquent de talent », dit-il. « Ils commencent parce que les systèmes s'effondrent sous la distraction. » Son conseil est simple : se concentrer moins sur le fait de paraître occupé et plus sur la construction de systèmes reproductibles qui tiennent sous la pression.
