Les organisations qui traitent des dizaines ou des centaines de livraisons entrantes chaque jour abandonnent les méthodes d'enregistrement manuelles, selon une récente annonce de TekCore. Ce changement est motivé par une lacune documentaire persistante qui empêche les équipes de réception de résoudre les litiges concernant des colis manquants. Les universités, les hôpitaux, les bureaux d'entreprise et les communautés résidentielles figurent parmi les plus touchés, car chacun fait transiter de nombreuses livraisons par un seul bureau d'accueil, quai de chargement ou centre de courrier.
Les registres manuels et les tableurs échouent de manière prévisible : les noms sont mal orthographiés, les numéros de suivi sont saisis incorrectement et il n'existe aucun moyen fiable de confirmer qui a signé pour un colis ou quand. Ces défaillances ne résultent généralement pas d'une négligence du personnel, mais plutôt des limites inhérentes à l'écriture manuscrite et à la mémoire lors des périodes de forte activité. Lorsque des dizaines de colis arrivent dans un court laps de temps, la précision diminue et l'écart passe souvent inaperçu jusqu'à ce qu'un destinataire conteste une livraison des semaines plus tard.
Un logiciel de suivi des colis entrants répond directement à ce problème. Le personnel scanne un code-barres du transporteur au lieu d'écrire un numéro de suivi à la main, et le système identifie automatiquement le transporteur, associe le destinataire et enregistre l'heure d'arrivée en quelques secondes. Les destinataires sont immédiatement informés par texto ou par courriel, et une signature numérique, accompagnée éventuellement d'une photo, est capturée au moment du retrait pour clore la chaîne de possession. Comme chaque entrée est générée par un scan plutôt que par une écriture manuscrite, le registre reste cohérent, peu importe qui travaille au comptoir ce jour-là.
Plusieurs indicateurs suggèrent qu'une opération de réception a dépassé les capacités de l'enregistrement manuel. Le personnel peut passer plus de temps à expliquer des colis manquants qu'à enregistrer de nouveaux colis, le volume de livraisons ne peut pas être rapporté sans compter manuellement les entrées, les destinataires signalent fréquemment qu'ils n'ont jamais été avisés et différents employés enregistrent le même type de livraison de manière incohérente. Chacun de ces signes peut sembler mineur, mais ensemble, ils indiquent un processus qui coûte déjà plus de temps au personnel que la plupart des organisations ne le réalisent. Comme ce coût est réparti sur de nombreux petits retards, il reste souvent non traité jusqu'à ce qu'un litige grave ou un audit force la question à être mise au grand jour.
Les organisations qui évaluent un logiciel de suivi des colis entrants sont invitées à confirmer plusieurs capacités avant de choisir un système : la compatibilité des codes-barres avec plusieurs transporteurs, les notifications automatiques aux destinataires, le fonctionnement hors ligne qui continue de fonctionner sans connexion Internet et la capture de signature au moment du retrait. Un système qui ne fait qu'enregistrer les arrivées sans confirmer le retrait ne résout que la moitié du problème, car les litiges portent tout aussi souvent sur la personne qui a récupéré un colis que sur la question de savoir s'il est bien arrivé.
Le logiciel est disponible en éditions Cloud et Sur site, ce qui permet aux organisations de choisir un hébergement infonuagique sans installation de serveur ou un déploiement sur site qui conserve toutes les données dans leur propre réseau. Cette flexibilité importe pour les organisations ayant des exigences particulières en matière d'infrastructure informatique, de politiques de sécurité ou de contraintes budgétaires, car aucun des deux modèles de déploiement ne nécessite de sacrifier les fonctionnalités essentielles. Le système comprend également un portail en libre-service pour les destinataires, ce qui réduit le volume de demandes au bureau d'accueil en permettant aux destinataires de consulter directement leur propre historique de livraison et de retrait. Avec le temps, cette fonctionnalité a tendance à libérer des heures de travail significatives pour le personnel, qui autrement seraient consacrées à répondre de façon répétée aux mêmes questions sur le statut des colis.
La plupart des organisations peuvent mettre en œuvre le système sans remplacer le matériel existant, car il est conçu pour fonctionner avec les lecteurs de codes-barres, téléphones et tablettes déjà utilisés. La formation du personnel prend généralement une seule séance, et les intégrations d'annuaires avec Active Directory ainsi qu'avec les systèmes existants de gestion immobilière ou ERP réduisent la configuration manuelle lors de l'intégration. Une description complète du processus de chaîne de possession est disponible en ligne, accompagnée d'un livre blanc détaillant le modèle documentaire sous-jacent et sa robustesse lorsqu'une livraison est officiellement contestée.
Les organisations qui continuent de s'appuyer sur l'enregistrement manuel ne font souvent le changement qu'après un incident précis, comme un colis perdu impossible à tracer ou un audit qui expose des lacunes dans les registres existants. Évaluer un système avant ce point est généralement la voie la moins coûteuse, car cela permet au personnel de constituer un registre propre et cohérent dès le départ plutôt que d'essayer de le reconstituer après qu'un litige se soit déjà envenimé.
